Best Practice: Controle op afgeleide werkbladen

Zoals de meeste Lucanet gebruikers weten, kun je in Lucanet eenvoudig een alternatief werkblad opstellen. Bijvoorbeeld voor het presenteren van een alternatieve W&V structuur voor je jaarrekening. Deze wil je wellicht niet voor je maandrapportage gebruiken, maar juist wél voor het jaarwerk. Je wilt echter natuurlijk zekerstellen dat alle relevante rekeningen zijn gemapped naar deze alternatieve structuur. Is dit niet het geval, dan zou je maar zo eens de verkeerde cijfers met je accountant of board kunnen delen.

Hiervoor Lucanet een erg handig script ontwikkelt die je makkelijk kunt neerzetten in je eigen database, namelijk het #4035 – Reference and Exchange Rate Table Review. Dit script kun je bij Arithma (kosteloos) opvragen.

Wat doet het script?

Middels het script kun je makkelijk controleren of alle relevante rekeningen vanuit bijvoorbeeld de primaire W&V, aanwezig zijn in het alternatieve werkblad. Dit kan door te controleren of alle rekeningen zijn gekoppeld, of enkel de beboekte rekeningen binnen een bepaalde periode. Het script kan zelfs de ontbrekende rekeningen alvast als referentie toevoegen onderaan het alternatieve werkblad.

Configuratie

 

 

 

 

Je laadt het script in op een werkblad dat ondersteuning biedt aan het element scripts. Vervolgens geef je aan dat dat je een Comparison of accounts (1) wilt doen.

Je kunt dit doen voor alle rekeningen, of enkel rekeningen die in een bepaalde periode een waarde hebben (2). Bij deze optie moet je naast de periode aangeven voor welke gegevensdimensie en organisatiestructuur je deze controle wilt laten uitvoeren.

 

Vervolgens geef je aan wat het hoofdwerkblad is versus het afgeleide werkblad (3).

Je kunt additioneel aangeven of ontbrekende toekenningen (en toekenningen die meerdere malen voorkomen danwel met een omgedraaid teken zijn gemaakt) als referentie moeten worden aangemaakt (4).

 

Middels de knop Execute (5) laat je het script draaien.

Resultaat

Binnen het script kun je zien of alle (relevante) rekeningen zijn gekoppeld als referentie, danwel dat er een aantal ontbreken. Nadat je op de knop Execute hebt gedrukt zie je dit in het tweede tabblad:

Indien je de optie Create references for additional display of the result hebt aangezet zul je op het alternatieve werkblad ook de rekeningen vinden die nog niet gekoppeld waren:

Met behulp van deze tool waarborg je eenvoudig de consistentie en volledigheid in je rapportages. Er is minder kans op fouten, kostbare tijd bespaard en meer vertrouwen in de cijfers die je deelt met stakehoalders. Hulp nodig met het opzetten van deze assistent?

Aarzel dan niet en neem dan vandaag nog contact met ons op!