Effectief beheer van gebruikersrechten in Lucanet

Zoals binnen de meeste softwarepakketten, kun je ook binnen Lucanet granulair omgaan met het toekennen van gebruikersrechten. Hoewel veel klanten uit gemakszucht simpelweg het vinkje “alle rechten” aanvinken voor nieuwe gebruikers, is dit zeker geen best practice. Hiermee kan namelijk iedereen bijvoorbeeld rekeningen verplaatsen, importen verwijderen of periodes open- en dichtzetten. In deze blogpost geven we aantal bruikbare tips om je gebruikersrechten binnen Lucanet goed te beheren.

Maak gebruik van gebruikersgroepen

Individueel rechten toekennen per gebruiker is niet benodigd in Lucanet. Sterker nog: het is beter hiervoor gebruik te maken van gebruikersgroepen. Hier stel je allereerst de rechten in, om vervolgens gebruikers toe te kennen aan de gebruikersgroep. Bovendien kun je gebruikers toekennen aan meerdere gebruikersgroepen.

Binnen onze implementaties maken we altijd twee type gebruikersgroepen aan:

1. 1. Voor de functie (bijvoorbeeld controllers, management, etc.). In deze gebruikersgroep geven we praktisch alle benodigde rechten: op de werkbladen (of de groep de P&L mag lezen of ook de structuur mag wijzigen), op de gegevensdimensies, partners, waarderingsdimensies, etc.
   2. Voor toegang tot de benodigde bedrijven. In deze gebruikersgroep staan alleen rechten voor het kunnen bekijken (of bewerken) van cijfers, ingesteld op een specifieke bedrijf of bedrijven.

Vervolgens koppelen we de gebruikers aan twee gebruikersgroepen. Hierdoor behoud je het overzicht over de toegang tot financiële data van je organisatie en hoef je nooit additioneel gebruikersrechten toe te kennen.

Geef niet zomaar rechten om elementen te creëren

Denk er goed over na of gebruikers elementen moeten kunnen aanmaken. Een goed voorbeeld is de intercompany partner dimensie. Hierin wordt normaliter alleen iets toegevoegd op het moment dat er ook een nieuw bedrijf wordt toegevoegd. Gebruikers hoeven hierdoor in de meeste gevallen geen schrijfrechten te hebben om nieuwe partners aan te kunnen maken. Ze kunnen beter alleen leesrechten op deze dimensie hebben. Als er dan iets moet worden toegekend tijdens een import, dan kunnen ze dit wel aan een al bestaand element toekennen.

Inloggen met externe authenticatie

Indien al je gebruikers op hetzelfde authenticatie platform zitten, dan is het altijd aan te raden Lucanet hiermee te koppelen. Hierdoor hoeven gebruikers geen wachtwoord te onthouden, en bovendien kan IT eenvoudiger gebruikers blokkeren wanneer ze uit dienst gaan. Dit kan bijvoorbeeld met Microsoft Entra ID of Okta en kan middels OIDC of SAML. Er kan zelfs een stap verder gegaan worden door het toepassen van SCIM.

Controleer het gebruik

Het is eenvoudig om in Lucanet te controleren wanneer gebruikers voor het laatst zijn ingelogd. Hiermee kun je voorkomen dat je gebruikerslicenties niet volledig worden benut:

Bovendien kun je altijd op een eenvoudige manier een overzicht exporteren van de ingestelde gebruikersrechten. Deze kunnen nuttig zijn om veranderingen in de toegekende gebruikersrechten vast te leggen. Bovendien zijn dit bruikbare overzichten in het geval van een audit:

Zie je door alle vinkjes de effectieve rechten niet meer? Neem vandaag nog contact met ons op!